Rimborso chilometrico per amministratori e soci

Cos'è il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico è la somma che l'azienda riconosce a un socio, amministratore o dipendente per l'uso dell'auto propria durante una trasferta di servizio. A differenza del rimborso forfettario o della fruizione di un'auto aziendale, il rimborso chilometrico è proporzionale ai chilometri effettivamente percorsi e calcolato sulla tariffa chilometrica ACI del veicolo utilizzato.

Per gli amministratori e i soci è il metodo più diffuso perché concilia due esigenze: rimunerare in modo verificabile l'uso del veicolo personale e restare nel perimetro di esenzione fiscale previsto dall'art. 51 del TUIR.

Formula e esempio numerico

Con indennità di trasferta: Totale = (km × €/km) + diaria, applicata una sola volta per giorno.

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Le tariffe ACI

Ogni anno l'ACI (Automobile Club d'Italia) pubblica le tabelle dei costi chilometrici medi per marca, modello e alimentazione, sviluppate su base amministrativa e strutturali per ogni classe di autocarro. Il valore depende da quattro fattori: marca, modello, alimentazione (benzina, diesel, GPL, metano, ibrida, elettrica) e anno di immatricolazione.

Due regole pratiche: la tariffa diesel è in genere più alta di quella benzina a parità di modello (costo di acquisto e manutenzione), e le auto elettriche hanno i valori più bassi ma con variabilità ampia tra modelli. Il dato esatto del tuo veicolo lo trovi nelle tabelle ufficiali o, in RimborsoPro, con la ricerca ACI integrata.

Le tabelle ACI sono una fonte ufficiale: RimborsoPro non ripubblica le tabelle complete ma applica automaticamente il valore corretto del tuo modello.

Tassazione: art. 51 TUIR e limiti 17/20 CVF

Il principio di base: i rimborsi chilometrici calcolati sulla tariffa ACI non concorrono a formare reddito quando riguardano trasferte di servizio, ai sensi dell'art. 51, comma 5, del TUIR (d.lgs. 167/1990). In sintesi: se il socio si sposta per esigenze aziendali e il rimborso segue la tariffa ACI del veicolo, l'importo non è tassato.

I limiti di potenza fiscale derivano dall'art. 33 del d.l. 41/1995 e valgono 17 chilowatt fiscalmente (CVF) per auto a benzina, GPL e metano e 20 CVF per auto diesel: entro questi valori la tariffa riconosciuta resta nei perimetro di esenzione. Se la spesa chilometrica reale del veicolo supera il limite di riferimento della sua alimentazione, la gestione dell'eccedenza (esente o imponibile) è una scelta da condividere con il consulente.

Inoltre il rimborso, per l'azienda, è deducibile se la trasferta è inerente all'attività: un motivo in più per tenere registro di data, percorso, motivazione di ogni trasferta — la documentazione che salva tutto in caso di verifica.

Trasferte intra-comune: la questione aperta

È il punto più discusso della materia. La risoluzione ministeriale 326/E/1997 considera generalmente tassabili i rimborsi per trasferte effettuate nell'ambito del comune di residenza: per il fisco, il domicilio abituale di lavoro coincide con il comune di residenza, quindi lo spostamento "in città" non sarebbe una trasferta vera.

Dal 2025, con la Circolare Agenzia delle Entrate 15/E/2025 e le interpretazioni circolanti negli studi professionali, una parte della consulenza ritiene che il rimborso su base ACI resti escluso dal reddito anche per gli spostamenti nel territorio comunale. Le due letture convivono ancora: per questo RimborsoPro registra ogni trasferta con percorso e motivazione, così il tuo commercialista può applicare la lettura più prudente o quella più recente, con i dati già pronti. Non è consulenza: è la mappa del problema.

L'indennità di trasferta (diaria)

Accanto alla quota chilometrica, per le giornate fuori sede si riconosce l'indennità di trasferta: un importo fisso per giornata, esente IRE entro soglie distinte per Italia ed Estero. In sintesi: soglia più alta con pernottamento, soglia intermedia per il solo pasto, soglia base per la giornata. La soglia è una sola per giorno, quante trasferte tu faccia.

Approfondisci importi e regole nella guida all'indennità di trasferta.

Tracciabilità dei pagamenti

Dal 2025, per i dipendenti, i rimborsi di vitto, alloggio e trasporti sono esenti solo se pagati con mezzi tracciabili (carta di debito/credito, bonifico e strumenti analoghi): il contante perde il trattamento di favore su quelle voci. Per la quota chilometrica su tariffa ACI la regola non introduce obblighi nuovi, ma la direzione normativa è chiara: tutto ciò che è documentato e tracciabile è più difendibile. Registrare le trasferte in un sistema, e non su un foglio a mano, è già metà della prova.

Partita IVA e deducibilità

Per un libero professionista con partita IVA la logica cambia: non c'è un datore di lavoro che rimborsa, quindi la spesa dell'auto segue le regole dei costi di auto aziendali (in genere deducibili per il 20% ai fini IRPEF, con alternative come l'addebito dei km al cliente in fattura). Se invece il professionista è amministratore di una società e riceve il rimborso dalla società, valgono le regole descritte sopra. Il confine va disegnato con il commercialista: RimborsoPro tiene i dati separati per società, così ogni capire è facile.

Il ciclo mensile senza Excel

Nella pratica, il rimborso chilometrico muore nei passaggi di mano: il socio ricorda i tragitti, cerca le distanze, copia su Excel, il consulente ricostruisce. Il ciclo pulito è questo:

1. Il socio registra la trasferta da mobile (data, destinazione al civico, motivazione) — i km vengono calcolati da Google Maps.
2. L'applica la tariffa ACI del suo veicolo e l'indennità del giorno, una sola volta.
3. A fine mese si genera il riepilogo: Excel multi-foglio e PDF con dichiarazione firmabile.
4. Il file arriva al commercialista o consulente del lavoro, che lo verifica e liquida.

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